Vilstrup Ungdoms og Idrætsforening

Privatlivspolitik


20. august 2018

Vilstrup Ungdoms og Idrætsforenings dataansvar 

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
 
Vilstrup Ungdoms og Idrætsforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger på de dataansvarlige:

Formand Hanne Lene Haugaard, mail: formand@vuif.dk, tlf. 2830 6398
Kasserer: Gitte Tychsen og Susanne Nielsen, mail: kasserer@vuif.dk
Adresse: Vilstrup Toftegyde 2, 6100 Haderslev
CVR: 31863228
Website: www.vuif.dk
 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger

Almindelige personoplysninger: 
  • Registrerings- og kontaktoplysninger somnavn, køn, adresse inkl. bopælskommune, indmeldelsesdato for sæsonen, telefonnummer inkl. mobilnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 
  • Information om sygdomme så som sukkersyge, epilepsi, allergi og andre fysiske sygdomme, som kan være relevant at kende i forhold til medlemmers sikkerhed.
  • Det er den enkelte aktivitet der beslutter om informationer som disse er relevante.

Oplysninger om ledere og trænere: 

Almindelige personoplysninger: 
  • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse 
  • Andre oplysninger omtillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer, hvis der udbetales kattefri godtgørelse (løn udbetales til modtagerens Nemkonto).
  • Information om antal års tilknytning til foreningen/afdelingen
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: 
  • CPR-nummer, kun til brug for evt. honurarudbetaling.
  • Information om seneste dato for indhentet Børneattest
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest. Opbevares ikke i VUIF som udgangspunkt. Foreningsaktive personer der ikke har en pletfri børneattest kan ikke være tilknyttet Vilstrup Ungdoms og Idrætsforening. CPR-nummer tilbrug for børneattester, CPR-nummer destrueres når der er afgivet samtykke til børneattest.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder: Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse. Information om resultater fra de enkelte specialforbund, vores afdelinger er tilknyttet.
 
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger: 
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning 
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os
Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere: 
  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser 
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling 
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. 
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen 
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund iDIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældren Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi envurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
 

Videregivelse af dine personoplysninger 

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner: 

Medlemmer:
  • Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
  • Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
    • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
  • Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
    • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
    • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse 
  • Retten til sletning 
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse 
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
 
Bilaget er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.
2. udgave, februar 2018.
Efterfølgende har Vilstrup Ungdoms og Idrætsforening tilføjet præciseringer der alene er relevante for vores forening.
 
Den samlede privatlivspolitik er vedtaget af VUIF’s bestyrelse d. 20. august 2018
Bliv medlem
Hvis du ønsker at blive en del af fællesskabet i en driftig og aktiv forening, kan du melde dig ind via en aktivitet her.
Betal kontingent og bliv medlem

Facilitetssamarbejdspartnere

Kalender
VUIF på Facebook
Vilstrup Ungdoms og Idrætsforening | Vilstrup Toftegyde 2 | 6100 Haderslev | CVR-nummer: 31863228